Xây dựng các bước trong quy trình làm việc của công ty có nhiều cách, tùy thuộc vào tính chất công việc. Hiện nay, không có con số chính xác nào về các bước xây dựng quy trình làm việc.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp đều nhận thấy nếu có quá nhiều bước thực hiện, thì sẽ gây trở ngại cho quá trình kiểm soát. Vì thế, các doanh nghiệp đều ưu tiên sử dụng công thức 5W1H-5M để phân tích các bước cho quy trình làm việc của công ty: